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Pour cette cinquième rencontre des NoCode Series nous sommes allés à la rencontre de Floriane Hibelot, Head of Revenue Operations chez WeMaintain.
WeMaintain opère dans chaque bâtiment ayant des équipements nécessitant de la maintenance obligatoire (ascenseurs, escaliers mécaniques, systèmes incendie, portes automatiques etc). Leur rôle est de redonner de la considération et du temps aux techniciens tout en construisant en parallèle leur propre technologie, hardware et software, afin de fournir des données fiables et complètes pour optimiser la gestion des immeubles.
L’entreprise a été fondée il y a maintenant 5 ans, en 2017, et compte près de 150 collaborateurs dont une trentaine de profils tech. De son côté, Floriane les a rejoint il y a 3 ans et a pu suivre en parallèle une formation au Wagon afin d’acquérir davantage de connaissances techniques.
L’entreprise est aujourd’hui présente dans 3 pays : la France, l’Angleterre et Singapour !
Lors de son arrivée chez WeMaintain un constat a rapidement été fait par Floriane : l’équipe Ops manque de process et d’une base de données commune pour assurer un suivi efficace - cette dernière était existante uniquement du côté des développeurs. De quoi créer une importante frustration et impacter négativement la communication en interne. Il lui a donc semblé primordial d’instaurer une manière de processer et de centraliser le travail des différentes équipes via une même base de données. Le choix d’une database partagée via un Sheet a alors été fait.
Avec le temps, des difficultés au niveau de la logistique se sont également faites ressentir, notamment quant au suivi des pièces, des commandes et des livraisons : la décision de transférer leur base de données sur Airtable a alors été prise. C’est à ce moment-là devenu LA base de données opérationnelle.
Cela a commencé avec leurs équipes en France et n’était pas supposé durer sur le long terme. Mais avec le besoin de se concentrer sur les évolutions du produit WeMaintain et sur les outils externes, cette database interne a fini par grossir. Ils ont donc ensuite passé le Airtable sur Glide afin de permettre aux techniciens de demander les pièces manquantes directement depuis cette interface. Ce qui leur a donc grandement facilité le travail et la communication.
L’application Glide, dédiée à la commande des pièces détachées, est utilisée par tous les techniciens de maintenance - ce qui représente entre 30 et 40 utilisateurs !
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Tout n’est pas fait en NoCode chez WeMaintain aujourd’hui, bien au contraire. Une grosse équipe technique est présente en interne et développe tous les produits principaux : l’application, la plateforme client, le backoffice etc. Le NoCode est donc arrivé en complément pour que les développeurs puissent se concentrer sur le produit WeMaintain.
Enfin, Salesforce est connecté à la base de données Airtable. Toutes les informations commerciales sont donc également collectées sur ce Airtable, ce qui permet d’avoir un cercle fermé qui s’alimente bien.
Le NoCode pour les MVP
L’équipe Product a également utilisé le NoCode pour la création de MVP, notamment pour les portes et les systèmes de sécurité incendie. Lors de l’ouverture de ces verticales un MVP était d’abord créé dans l’attente que le produit soit prêt et le temps d’être scalable.
Aujourd’hui Airtable est toujours utilisé mais ils ont pour objectif de s’en éloigner car la plateforme est maintenant ancienne - puisqu’il s’agit de la même depuis 3 ans - et il y a beaucoup d’informations obsolètes ainsi qu’un manque de logique qui se fait ressentir.
Le besoin de formation à l’outil Airtable est lui aussi un élément qui les incite à sortir de l’utilisation de Airtable. En effet, l’équipe compte de plus en plus de monde et aucune documentation n’est fournie en interne, et ce malgré les nombreux enjeux qui reposent sur ce Airtable. Des erreurs sont alors fréquemment commises malgré le côté intuitif de l’outil.
Leur souhait actuel est que leurs différentes applications soient liées, que tout soit intégré dans leur core stack. L’intégration d’un ERP est donc actuellement en cours chez WeMaintain. Cela permettra un important gain de valeur car davantage de transparence sera garantie aux clients et une meilleure gestion des stocks sera possible. La transition du NoCode au code est donc purement liée au business de WeMaintain qui implique un produit trop complexe pour rester uniquement sur du NoCode.
Comme évoqué précédemment, WeMaintain a désormais des équipes dans trois pays différents - la France, l’Angleterre et Singapour - ils ont donc dû dupliquer le Glide initial pour que ce soit accessible à tous les collaborateurs. Il y a donc un Glide en anglais et un second en Français - en fonction de la langue des techniciens - ce qui n’est pas optimal !
Airtable a permis, niveau logistique, de gagner du temps et de l’argent grâce à la mise en place de process que cela a impliqué. D’importants gains de productivité ont été réalisés : il y a 2 ans ils traitaient 150 demandes par mois et maintenant ils peuvent en traiter jusqu’à 600.
Cependant, le NoCode leur restera toujours utile pour tester rapidement les nouveaux produits, les nouveaux business, les nouvelles features. Cette techno aura plus un objectif d’innovation, d’expérimentation pour le WeMaintain de demain.
Aujourd’hui, tout le monde a conscience de l’importance qu’a eu Airtable dans l’entreprise et des différents apports de l’outil. Les équipes Product et Tech perçoivent très bien le NoCode, il est admis que cela leur a fait gagner du temps et que son utilité est pertinente.
Selon Floriane son utilité dépend du business. La gestion des stocks et des visites de maintenance sont des éléments de leur business qui impliquent de devoir aller plus loin qu’une stack NoCode. Tout faire sur du NoCode est désormais trop limitant pour les raisons suivantes :
Quelques chiffres
+50 personnes qui utilisent Airtable tous les jours
+1000 opérations quotidiennes sur les outils NoCode
WeMaintain n’a alors pas vocation à créer en interne un empire du NoCode mais Floriane estime tout de même qu’il aurait été important d’avoir 1 ou 2 personnes responsables de ces technos pour vérifier et assurer le bon fonctionnement de l’outil utilisé. Cependant à l’époque l’entreprise n’avait pas les moyens d’embaucher quelqu’un à temps plein là-dessus et l’utilisation des outils NoCode a ainsi dû être faite avec le peu de connaissance dont disposaient les équipes.
Aujourd’hui le Airtable n’est pas suffisamment encadré et documenté pour que son bon fonctionnement soit pérenne.
Floriane travaille énormément avec les développeurs et se rend compte qu’une culture code est pertinente pour cerner davantage le NoCode et comprendre plus rapidement les outils. Avec des connaissances en code les applications NoCode sont plus scalables et les erreurs sont plus rapidement cernées et modifiées.
Elle estime tout de même qu’une totale expertise n’est pas indispensable pour travailler avec ces mêmes outils. Il suffit d’avoir un état d’esprit de “problem solver” et d’avoir la volonté d’y arriver pour réussir à maîtriser les outils NoCode.
Sa plus grosse erreur ? Avoir fait sa base de données avec un manque de méthode trop important.
✅ Il faut faire attention à toujours penser deux crans plus loin :
“Quand j’aurais 500 lignes et 4 onglets à quoi ça va ressembler ?“
“Quand je vais devoir l’exporter et l’intégrer ailleurs comment ça va se passer ?”
Toujours penser le coup d’après !
✅ Après coup Floriane reconnaît qu’elle aurait aimé faire plus attention aux différentes vues et aux différents rôles de chacun sur le Airtable. Ces derniers auraient idéalement dû mieux être déterminés. Il est aujourd’hui trop compliqué de tout reprendre, il aurait fallut plus de rigueur dès le départ.
✅ Enfin, prendre le temps de documenter chaque onglet et chaque colonne dans son Airtable lui semble aujourd’hui plus que pertinent afin de s’éviter de perdre du temps dans le futur à comprendre et refaire des choses n’ayant pas été documentées précédemment.
Selon elle il est important en NoCode, comme en code, d’avoir un système de ticket, de suivi et de documentation.
Floriane nous fait part de sa grande hâte de voir les évolutions dans les années à venir des outils comme Glide, Airtable, Notion ou encore Miro car ces outils évoluent très rapidement.
Enfin, elle trouve aujourd’hui tout à fait légitime pour les entreprises de se poser la question de savoir si elles doivent développer en code ou en NoCode. Le côté hybride - code + NoCode - est très intéressant selon elle et va petit à petit gagner du terrain notamment avec les formations NoCode de plus en plus proposées.
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